Geen papieren chaos
Je wilt voorkomen dat de post zich ophoopt, dat je jouw betalingen te laat doet en er overal stapels ontstaan. Je kunt op een simpele manier de basis op orde brengen en ook houden door een overzichtelijk en makkelijk systeem op te zetten.
Hierbij een handig stappenplan:
1) Plan het verwerken van de post in
Plan een vaste dag in de week 1 uur in voor de administratie, zet dit ook echt in je agenda.
2) Regel 3 postbakjes
Om de post te sorteren maak je 3 postbakjes:
- Actie(betalen / reageren)
- Bewaren (dus archiveren)
- Lezen
3) Quick scan van de post
Bij binnenkomst bekijk je gelijk de post, de zgn. quick scan, en doe je het in het juiste bakje (Actie/Bewaren/Lezen).
Bij deze eerste quick scan, gooi je de nutteloze post weg (bepaalde reclame, folders, enveloppen enz.).
Dit alles kost je minder dan 5 minuten per dag.
Krijg je veel ongewenste post, regel dan een Nee-nee sticker op je brievenbus.
4) Wekelijks verwerken van de post
De postbakjes verwerk je dus wekelijks tijdens je administratie uurtje.
Actie: Je betaalt wat betaald moet worden. Je bestelt de schoolfoto’s. Je stuurt een kaartje als je een geboortekaartje hebt gekregen. Je meldt je aan voor een activiteit enz. enz.
Lezen: Je leest wat er in het bakje ligt; dus de nieuwsbrief, de folders etc.
5) Welke post bewaar je
Het bakje Bewaren leeg je 1x per maand. Je zorgt dan dat alles in de juiste mappen* komt.
Post die vanuit de bakjes Actie en Lezen inmiddels afgehandeld is, kan weg of doe je in het bakje Bewaren als dit echt nodig is.
Heel veel informatie kun je online terugvinden en hoeft dus niet op papier bewaard te worden.
Wat je wel moet bewaren zijn: diploma’s, waardepapieren, arbeidscontracten, eigendomsbewijzen, notariële stukken, trouwboekje, bepaalde rekeningen van duurzame goederen (zoals een wasmachine).
*Je administratie in mappen bewaren:
Probeer de hoeveelheid mappen en papieren die je bewaart sowieso te beperken. Vraag je altijd af of je het echt nog nodig gaat hebben. Je hebt bij veel instanties een online persoonlijk account en algemene informatie kun je online terugvinden (lang leve Google).
Als het gaat om de juiste categorie om je papieren op te bergen: Zoveel mensen, zoveel systemen. De één bewaart alles van de auto bij de V van vervoer. De ander bij de A van auto en weer een ander houdt de naam van de garage aan. Kies wat voor jou logisch is, waar zou jij als eerste zoeken?
Particulieren hebben voor de belastingdienst geen bewaarplicht. Wel mag de belastingdienst tot 5 jaar terug belasting navorderen. Bekijk dus goed wat je op papier nog 5 jaar wilt bewaren of wat online terug te vinden is.
Is jouw post niet opgeruimd, heb je geen archiefsysteem en krijg je het niet alleen op orde? Schakel gerust mijn hulp in.
Recente reacties